Praca zdalna dla zagranicznej firmy to dla wielu programistow marzenie - wyzsze stawki, ciekawe projekty, platnosc w dolarach lub euro. Ale pojawia sie pytanie: jak to rozliczyc?
W tym artykule wyjasnie wszystko krok po kroku - od faktur po podatki.
Podstawy - gdzie placisz podatki?
Kluczowa zasada: podatki placisz tam, gdzie jestes rezydentem podatkowym. Jesli mieszkasz w Polsce (ponad 183 dni w roku lub masz tu "centrum interesow zyciowych"), jestes polskim rezydentem i rozliczasz sie w Polsce.
To znaczy, ze:
- Firma zagraniczna nie pobiera od Ciebie podatku (w przeciwienstwie do polskiego pracodawcy)
- Sam musisz placic zaliczki na podatek dochodowy
- Sam musisz placic ZUS
- Rozliczasz sie z calego dochodu - polskiego i zagranicznego
Wazne: Nie ma znaczenia, gdzie jest firma ani w jakiej walucie placisz. Liczy sie gdzie TY mieszkasz. Programista w Krakowie pracujacy dla firmy z San Francisco placi podatki w Polsce.
Forma prawna - JDG czy co innego?
Masz kilka opcji:
1. Jednoosobowa dzialalnosc gospodarcza (B2B)
Najczesciej wybierana opcja. Zakladasz firme w Polsce, wystawiasz faktury, placisz podatki i ZUS.
Zalety:
- Pelna kontrola nad rozliczeniami
- Mozliwosc wyboru formy opodatkowania (ryczalt 12%, liniowy 19%, IP Box 5%)
- Preferencyjny ZUS przez pierwsze 2.5 roku
- Mozliwosc odliczania kosztow
Wady:
- Musisz prowadzic ksiegowosc
- Placisz ZUS nawet jak nie masz zlecen
2. Umowa o dzielo / zlecenie
Mozliwe, ale problematyczne przy stalej wspolpracy z firma zagraniczna. Firma musiałaby mieć przedstawicielstwo w Polsce lub rozliczać przez payroll provider.
3. Kontrakt przez posrednika (Employer of Record)
Firmy jak Deel, Remote.com czy Oyster moga byc Twoim formalnym pracodawca. Dostajesz "umowe o prace" (formalnie jestes ich pracownikiem), a oni rozliczaja sie z firma zagraniczna.
Zalety: zero papierkow z Twojej strony. Wady: prowizja 10-15% i mniejsza elastycznosc.
Jak wystawiac faktury?
Faktura dla zagranicznego klienta rozni sie od polskiej. Oto co musisz wiedziec:
Faktura dla firmy z UE (Niemcy, Holandia, itp.)
- Waluta: EUR lub inna uzgodniona
- VAT: nie naliczasz - piszesz "odwrotne obciazenie" (reverse charge)
- NIP: potrzebujesz NIP UE kontrahenta (format: DE123456789)
- Jezyk: moze byc po angielsku
- Rejestracja VAT-UE: musisz zarejestrowac sie jako podatnik VAT-UE (bezplatne)
Faktura dla firmy spoza UE (USA, UK, Szwajcaria)
- Waluta: USD, GBP, CHF - co uzgodniles
- VAT: nie naliczasz - piszesz "nie podlega opodatkowaniu VAT" lub "export of services"
- NIP: nie potrzebujesz - wystarczy nazwa i adres firmy
- Jezyk: zwykle po angielsku
Przyklad faktury dla firmy z USA:
Invoice #2025/11/001
Date: 2025-11-28
From: Jan Kowalski, ul. Przykladowa 1, 00-001 Warszawa, Poland, NIP: PL1234567890
To: TechCorp Inc., 123 Main St, San Francisco, CA 94102, USA
Service: Software development services - November 2025
Amount: $8,500.00
VAT: N/A (export of services)
Payment due: 14 days, Wire transfer to: [dane konta]
Kursy walut - jak przeliczac?
Dla celow podatkowych przeliczasz walute na PLN po kursie srednin NBP z dnia poprzedzajacego:
- Przychod: kurs z dnia poprzedzajacego wystawienie faktury
- Koszty: kurs z dnia poprzedzajacego poniesienie kosztu
Przyklad: Faktura z 15 listopada na $10 000. Kurs NBP z 14 listopada: 4,05 PLN/USD. Przychod do opodatkowania: 40 500 PLN.
Roznice kursowe
Gdy otrzymujesz platnosc, kurs moze byc inny niz przy fakturze. Ta roznica to:
- Dodatnia roznica kursowa (kurs wzrosl) = dodatkowy przychod
- Ujemna roznica kursowa (kurs spadl) = koszt podatkowy
Przy ryczalcie roznice kursowe dodatnie sa opodatkowane, ujemne - niestety nie mozesz odliczyc.
VAT - czy musisz byc VAT-owcem?
Krotka odpowiedz: nie musisz.
Eksport uslug (do firm spoza UE) i uslugi B2B w UE (reverse charge) nie sa opodatkowane polskim VAT. Mozesz:
- Korzystac ze zwolnienia podmiotowego (do 200 000 PLN/rok)
- Lub zarejestrowac sie jako VAT-owiec (przydatne jesli masz koszty z VAT do odliczenia)
Jesli pracujesz tylko dla firm zagranicznych i nie masz duzych kosztow z VAT - zwolnienie jest prostsze.
Uwaga VAT-UE: Nawet bedac zwolnionym z VAT, jesli pracujesz dla firm z UE, musisz zarejestrowac sie jako podatnik VAT-UE (formularz VAT-R). To bezplatne i nie oznacza, ze stajesz sie "pelnym" VAT-owcem.
ZUS przy pracy dla zagranicznej firmy
Pracujac na B2B dla firmy zagranicznej, placisz ZUS tak samo jak przy polskim kliencie:
- Ulga na start: 6 miesiecy - tylko skladka zdrowotna (~380-1150 PLN)
- Maly ZUS: kolejne 24 miesiace - ~780 PLN/msc
- Pelny ZUS: potem - ~1600 PLN + zdrowotna
Konto bankowe - PLN czy walutowe?
Zdecydowanie konto walutowe. Dlaczego?
- Unikasz podwojnego przewalutowania (firma placi USD -> bank przewalutowuje na PLN -> Ty przewalutowujesz na USD zeby zaplacic za cos)
- Lepsze kursy - sam wybierasz kiedy wymienic
- Prostsza ksiegowosc - przychod w walucie = platnosc w walucie
Dobre opcje: konto walutowe w polskim banku (mBank, ING) lub fintechy (Wise, Revolut Business).
Wise (dawniej TransferWise)
Szczegolnie popularny wsrod freelancerow:
- Lokalne dane bankowe w USA (ACH), UK (sort code), UE (SEPA)
- Niskie prowizje za przewalutowanie (~0.5%)
- Akceptowany przez polskie urzedy skarbowe
Podatki - ktora forma najlepsza?
Przy pracy dla zagranicznej firmy masz te same opcje co przy polskiej:
Ryczalt 12%
Najczesciej wybierany. Prosty, przewidywalny, niska skladka zdrowotna.
- Podatek: 12% przychodu (bez odliczania kosztow)
- Skladka zdrowotna: zryczaltowana (~380-1150 PLN/msc)
Wada: nie odliczysz kosztow (sprzet, szkolenia).
Podatek liniowy 19%
Jesli masz znaczace koszty (>20% przychodu), moze sie oplacac.
- Podatek: 19% dochodu (przychod - koszty)
- Skladka zdrowotna: 4.9% dochodu
IP Box 5%
Jesli tworzysz oprogramowanie i przenosisz prawa autorskie, mozesz placic tylko 5% podatku. Wymaga odpowiedniej dokumentacji i umowy.
Umowy o unikaniu podwojnego opodatkowania
Polska ma umowy z wiekszoscia krajow (USA, UK, Niemcy, itd.), ktore zapobiegaja podwojnemu opodatkowaniu tego samego dochodu.
W praktyce, jako polski rezydent pracujacy zdalnie:
- Placisz podatki tylko w Polsce
- Firma zagraniczna nie pobiera podatku u zrodla (withholding tax)
- Jesli firma mimo wszystko pobierze podatek, mozesz go odliczyc lub starac sie o zwrot
USA - formularz W-8BEN: Amerykanskie firmy moga prosic o wypelnienie formularza W-8BEN. To oswiadczenie, ze nie jestes amerykanskim rezydentem podatkowym i na mocy umowy polsko-amerykanskiej nie pobieraja podatku u zrodla. Wypelnienie zajmuje 5 minut.
Praktyczne porady
1. Negocjuj stawke netto
Firmy zagraniczne zwykle podaja stawki "gross" (brutto), ale dla nich to kwota netto - nie pobieraja podatkow. Upewnij sie, ze rozumiecie sie co do kwoty.
2. Ustal warunki platnosci
Standardowo: NET 14 lub NET 30 (platnosc w ciagu 14 lub 30 dni). Upewnij sie, ze wiesz kto placi za przelew (zwykle firma).
3. Prowadz ewidencje czasu
Nawet jesli firma nie wymaga, prowadz wlasna ewidencje. Przyda sie przy fakturowaniu i ewentualnych sporach.
4. Zatrudnij ksiegowa
Przy zagranicznym kliencie ksiegowosc jest nieco bardziej skomplikowana (waluty, VAT-UE, roznice kursowe). Dobra ksiegowa to koszt 300-500 PLN/msc - warto.
5. Zbuduj poduszke finansowa
Firma zagraniczna moze zakonczyc wspolprace z dnia na dzien. Miej minimum 3-6 miesiecy wydatkow w rezerwie.
Checklist przed rozpoczeciem
- Zaloz JDG - przez CEIDG.gov.pl, zajmuje 15 minut
- Wybierz forme opodatkowania - dla wiekszosci ryczalt 12%
- Zarejestruj sie do ZUS - formularz ZUS ZUA/ZZA
- Zarejestruj sie jako VAT-UE - jesli klient z UE (formularz VAT-R)
- Otworz konto walutowe - Wise, mBank, ING
- Znajdz ksiegowa - z doswiadczeniem w klientach zagranicznych
- Przygotuj wzor faktury - po angielsku, z odpowiednimi adnotacjami VAT
- Wypelnij W-8BEN - jesli klient z USA
Podsumowanie
Praca dla zagranicznej firmy jest prostsza niz sie wydaje:
- Podatki - placisz w Polsce, tak samo jak przy polskim kliencie
- Faktury - bez VAT, w walucie umowy
- ZUS - standardowo, z mozliwoscia preferencyjnych skladek
- Forma - JDG z ryczaltem to najprostsza opcja
Najwieksze wyzwanie to znalezienie dobrego klienta - rozliczenia to juz formalnosc.