Віддалена робота на закордонну компанію

Віддалена робота на закордонну компанію - це для багатьох програмістів мрія: вищі ставки, цікаві проекти, оплата в доларах або євро. Але виникає питання: як це розрахувати?

У цій статті пояснимо все крок за кроком - від рахунків до податків.

Основи - де платити податки?

Ключове правило: податки платите там, де ви є податковим резидентом. Якщо живете в Польщі (понад 183 дні на рік або маєте тут "центр життєвих інтересів"), ви польський резидент і розраховуєтесь в Польщі.

Це означає, що:

• Закордонна компанія не утримує від вас податок (на відміну від польського роботодавця)
• Ви самі повинні сплачувати аванси на податок з доходів
• Ви самі повинні сплачувати ZUS
• Розраховуєтесь з усього доходу - польського і закордонного

Правова форма - JDG чи щось інше?

Маєте кілька варіантів:

1. Індивідуальна підприємницька діяльність (B2B)

Найчастіше обирається. Реєструєте фірму в Польщі, виставляєте рахунки, платите податки і ZUS.

Переваги:

• Повний контроль над розрахунками
• Можливість вибору форми оподаткування (ризикальт 12%, лінійний 19%, IP Box 5%)
• Преференційний ZUS протягом перших 2.5 років
• Можливість списання витрат

Недоліки:

• Потрібно вести бухгалтерію
• Платите ZUS навіть коли немає замовлень

2. Договір підряду / умова злецення

Можливо, але проблематично при постійній співпраці із закордонною компанією. Компанія повинна була б мати представництво в Польщі або розраховувати через payroll provider.

3. Контракт через посередника (Employer of Record)

Компанії як Deel, Remote.com чи Oyster можуть бути вашим формальним роботодавцем. Отримуєте "трудовий договір" (формально ви їхній працівник), а вони розраховуються із закордонною компанією.

Переваги: нуль паперової роботи з вашого боку. Недоліки: комісія 10-15% і менша гнучкість.

Як виставляти рахунки?

Рахунок для закордонного клієнта відрізняється від польського. Ось що потрібно знати:

Рахунок для компанії з ЄС (Німеччина, Нідерланди тощо)

• Валюта: EUR або інша узгоджена
• ПДВ: не нараховуєте - пишете "odwrotne obciazenie" (reverse charge)
• NIP: потрібен NIP UE контрагента (формат: DE123456789)
• Мова: може бути англійською
• Реєстрація VAT-UE: потрібно зареєструватися як платник VAT-UE (безкоштовно)

Рахунок для компанії поза ЄС (США, UK, Швейцарія)

• Валюта: USD, GBP, CHF - що узгодили
• ПДВ: не нараховуєте - пишете "nie podlega opodatkowaniu VAT" або "export of services"
• NIP: не потрібен - достатньо назви та адреси компанії
• Мова: зазвичай англійською

Курси валют - як перераховувати?

Для податкових цілей перераховуєте валюту на PLN за середнім курсом NBP з попереднього дня:

• Дохід: курс з дня, що передує виставленню рахунку
• Витрати: курс з дня, що передує понесенню витрат

Приклад: Рахунок від 15 листопада на $10 000. Курс NBP від 14 листопада: 4,05 PLN/USD. Дохід до оподаткування: 40 500 PLN.

Курсові різниці

Коли отримуєте оплату, курс може відрізнятися від курсу при виставленні рахунку. Ця різниця:

• Позитивна курсова різниця (курс виріс) = додатковий дохід
• Негативна курсова різниця (курс впав) = податкова витрата

При ризикальті позитивні курсові різниці оподатковуються, негативні - на жаль, не можна списати.

ПДВ - чи потрібно бути платником VAT?

Коротка відповідь: не обов'язково.

Експорт послуг (до компаній поза ЄС) та послуги B2B в ЄС (reverse charge) не оподатковуються польським ПДВ. Можете:

• Користуватися суб'єктним звільненням (до 200 000 PLN/рік)
• Або зареєструватися як платник ПДВ (корисно, якщо маєте витрати з ПДВ до відрахування)

Якщо працюєте тільки на закордонні компанії і не маєте великих витрат з ПДВ - звільнення простіше.

ZUS при роботі на закордонну компанію

Працюючи на B2B для закордонної компанії, платите ZUS так само, як при польському клієнті:

• Ulga na start: 6 місяців - тільки медичний внесок (~380-1150 PLN)
• Малий ZUS: наступні 24 місяці - ~780 PLN/міс
• Повний ZUS: потім - ~1600 PLN + медичний

Банківський рахунок - PLN чи валютний?

Однозначно валютний рахунок. Чому?

• Уникаєте подвійної конвертації (компанія платить USD -> банк конвертує на PLN -> ви конвертуєте на USD, щоб щось оплатити)
• Кращі курси - самі обираєте, коли обміняти
• Простіша бухгалтерія - дохід у валюті = оплата у валюті

Хороші варіанти: валютний рахунок у польському банку (mBank, ING) або фінтехи (Wise, Revolut Business).

Wise (раніше TransferWise)

Особливо популярний серед фрілансерів:

• Локальні банківські реквізити в США (ACH), UK (sort code), ЄС (SEPA)
• Низькі комісії за конвертацію (~0.5%)
• Приймається польськими податковими органами

Податки - яка форма найкраща?

При роботі на закордонну компанію маєте ті ж варіанти, що й при польському клієнті:

Ризикальт 12%

Найчастіше обирається. Простий, передбачуваний, низький медичний внесок.

• Податок: 12% доходу (без списання витрат)
• Медичний внесок: фіксований (~380-1150 PLN/міс)

Недолік: не спишете витрати (обладнання, навчання).

Лінійний податок 19%

Якщо маєте значні витрати (>20% доходу), може бути вигідним.

• Податок: 19% доходу (дохід - витрати)
• Медичний внесок: 4.9% доходу

IP Box 5%

Якщо створюєте програмне забезпечення і передаєте авторські права, можете платити лише 5% податку. Вимагає відповідної документації та договору.

Договори про уникнення подвійного оподаткування

Польща має договори з більшістю країн (США, UK, Німеччина тощо), які запобігають подвійному оподаткуванню того ж доходу.

На практиці, як польський резидент, що працює віддалено:

• Платите податки тільки в Польщі
• Закордонна компанія не утримує податок у джерела (withholding tax)
• Якщо компанія все ж утримає податок, можете його відрахувати або подати на повернення

Практичні поради

1. Домовляйтесь про нетто-ставку

Закордонні компанії зазвичай називають ставки "gross" (брутто), але для них це сума нетто - вони не утримують податків. Переконайтесь, що ви розумієте одне одного щодо суми.

2. Встановіть умови оплати

Стандартно: NET 14 або NET 30 (оплата протягом 14 або 30 днів). Переконайтесь, що знаєте, хто платить за переказ (зазвичай компанія).

3. Ведіть облік часу

Навіть якщо компанія не вимагає, ведіть власний облік. Знадобиться при виставленні рахунків і можливих суперечках.

4. Найміть бухгалтера

При закордонному клієнті бухгалтерія дещо складніша (валюти, VAT-UE, курсові різниці). Хороший бухгалтер коштує 300-500 PLN/міс - варто того.

5. Побудуйте фінансову подушку

Закордонна компанія може припинити співпрацю з дня на день. Майте мінімум 3-6 місяців витрат у резерві.

Чек-ліст перед початком

1. Зареєструйте JDG - через CEIDG.gov.pl, займає 15 хвилин
2. Оберіть форму оподаткування - для більшості ризикальт 12%
3. Зареєструйтесь в ZUS - формуляр ZUS ZUA/ZZA
4. Зареєструйтесь як VAT-UE - якщо клієнт з ЄС (формуляр VAT-R)
5. Відкрийте валютний рахунок - Wise, mBank, ING
6. Знайдіть бухгалтера - з досвідом роботи із закордонними клієнтами
7. Підготуйте шаблон рахунку - англійською, з відповідними примітками ПДВ
8. Заповніть W-8BEN - якщо клієнт з США

Підсумок

Робота на закордонну компанію простіша, ніж здається:

• Податки - платите в Польщі, так само як при польському клієнті
• Рахунки - без ПДВ, у валюті контракту
• ZUS - стандартно, з можливістю преференційних внесків
• Форма - JDG з ризикальтом - найпростіший варіант

Найбільший виклик - знайти хорошого клієнта. Розрахунки - це вже формальність.